Notice d’information à l’attention des travailleurs relative à la gestion des données à caractère personnel sur la plateforme CV-formation (cvformation.be)

1. Pourquoi cette notice d’information ?

Dans le cadre de l’utilisation de la plateforme CV-formation accessible sur cvformation.be par un employeur et/ou par un travailleur, CPE HN est amené à traiter ou conserver des données à caractère personnel de travailleurs.

Ce document a pour but d’informer spécifiquement les travailleurs sur la manière dont leurs données à caractère personnel sont traitées dans le cadre de la plateforme CV-formation, qu’ils aient un compte de connexion ou pas sur cvformation.be.

Cette notice d’information reprend pour partie des informations décrites dans les Conditions Générales d’Utilisation de la plateforme disponibles sur cvformation.be.

CPE HN a considéré qu’une note spécifique était pertinente car les situations peuvent être différentes en fonction du cas d’usage, notamment pour les travailleurs ne disposant pas de compte de connexion sur cvformation.be.

Au besoin, une notice d’information plus générale au sujet de la gestion des données à caractère personnel par CPE HN est également disponible sur son site web cpehn.be.

2. A quoi sert cvformation.be ?

Pour les travailleurs, l’objectif fondamental de cvformation.be est de permettre à tous les travailleurs de constituer et de maintenir leur compte formation individuel (cfr loi du 3 octobre 2022) et leur CV formation personnel et leur CV formation entreprise (cfr CCT du 17 mars 2008).

Par ailleurs, les employeurs peuvent également utiliser cvformation.be en vue de respecter leurs obligations en matière de CV formation et de plan de formation annuel (mêmes références légales). Les informations que les employeurs encodent dans ce contexte permettent donc également aux travailleurs de constituer et de maintenir leur compte formation individuel et leur CV formation personnel et leur CV formation entreprise.

Il peut donc y avoir plusieurs sources d’informations constituant le compte formation individuel et le CV formation d’un travailleur :

• Le travailleur lui-même
• Le ou les employeur(s) actuel(s) du travailleur
• Tout autre employeur précédent du travailleur

Pour que le travailleur puisse encoder des informations lui-même, il doit disposer d’un compte de connexion sur cvformation.be.

3. Quand est-ce qu’un « dossier travailleur » est créé sur cvformation.be et quelles informations sont indispensables ?

CPE HN se charge de créer un dossier relatif à un travailleur dans sa base de données lorsque

a) Le travailleur crée lui-même son compte de connexion sur cvformation.be

OU

b) Lorsqu’une entreprise ajoute le travailleur dans sa liste du personnel sur cvformation.be si celui-ci n’a pas encore de compte de connexion.
Dans ce second cas, l’employeur a l’obligation d’informer le travailleur de la possibilité qu’il a de créer un compte de connexion et d’ainsi pouvoir accéder à ses propres données, voire de les compléter.

La création du « dossier travailleur » impose la collecte et le traitement d’informations relatives à « l’identité complète du travailleur », en ce compris le numéro de registre national.
Ces informations sont requises pour se conformer à la loi du 3 octobre 2022 traitant du compte formation individuel et qui liste en son art. 55 §2 les informations qui le compose.

4. Que peut faire un travailleur sur cvformation.be ?

Un travailleur qui a créé son compte de connexion sur cvformation.be a accès à une série de services proposés par CPE HN.

Ceux-ci sont décrits dans les Conditions Générales d’Utilisation que le travailleur a accepté lors de la création de son compte de connexion.

Le travailleur a la possibilité d’introduire des informations le concernant (formations, expériences, études, entreprises où il a travaillé, etc.) et de commenter et/ou valider des informations qu’un employeur a encodé le concernant. Il peut également générer divers types de CV et afficher son compte formation individuel pour chaque entreprise renseignée à son sujet.

Le travailleur reste « maître » des données qu’il encode lui-même, mais pas des données encodées par les entreprises à son sujet. Néanmoins, il existe un mécanisme permettant au travailleur de commenter et/ou de valider les données encodées par les entreprises à son sujet.

5. Que peut faire un employeur concernant un travailleur sur cvformation.be et à quelles informations a-t-il accès ?

S’il le souhaite, un employeur peut utiliser cvformation.be pour l’aider à respecter ses obligations en matière de CV formation entreprise et de plan de formation annuel.

Dans ce cadre, l’employeur peut :

a) Ajouter dans sa liste du personnel un travailleur qu’il emploie ou a employé dans le passé que ce travailleur ait ou non un compte de connexion

b) Ajouter des informations au sujet d’un travailleur repris dans sa liste du personnel sur cvformation.be

c) Retirer un travailleur de sa liste du personnel et le mettre dans la liste de ses « anciens travailleurs »

d) Supprimer définitivement un travailleur de sa liste de ses « anciens travailleurs »

Lorsqu’un travailleur est repris dans la liste du personnel d’un employeur ou dans la liste de ses « anciens travailleurs », l’employeur a potentiellement accès à toutes les données concernant le travailleur encodées sur cvformation.be.

6. Quand est-ce qu’un « dossier travailleur » est-il complètement supprimé de cvformation.be ?

Pour être complet et conforme à la loi, le compte formation individuel d’un travailleur doit reprendre les informations sur toutes ses formations et ses employeurs au cours de sa carrière.

Il est donc important tant pour le travailleur que pour les entreprises utilisant cvformation.be, pour respecter leurs obligations en matière de CV formation et de plan de formation annuel, de conserver le « dossier travailleur » au complet et tant que celui-ci garde un intérêt pour une des parties prenantes (le travailleur et/ou un ou plusieurs employeurs).

Dès lors, CPE HN ne supprime le « dossier travailleur » que lorsque

a) Le travailleur n’est plus repris dans aucune liste du personnel ou d’ « anciens travailleurs » d’aucune entreprise utilisant cvformation.be

ET

b) Le travailleur n’a pas ou n’a plus de compte de connexion sur cvformation.be

La suppression du « dossier travailleur » consiste à anonymiser les données le concernant.

7. Quel est le statut de CPE HN et qui a accès aux données du travailleur ?

Tout traitement de données à caractère personnel doit se conformer aux réglementations belges et européennes applicables à la protection des données à caractère personnel, notamment le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Ce dernier définit deux statuts importants : le responsable de traitement, et le sous-traitant. Dans le cadre cvformation.be, le statut de CPE HN peut être l’un ou l’autre de ces statuts définis dans le RGPD.

Dans tous les cas, CPE HN veille à se conformer aux réglementations belges et européennes applicables à la protection des données à caractère personnel.

Pour les données encodées par l’employeur, CPE HN agit en tant que sous-traitant. Un contrat de sous-traitance RGPD est d’ailleurs conclu entre l’employeur et CPE HN. C’est donc l’employeur qui est responsable des données traitées sur la plateforme cvformation.be, en particulier du fait que ces données sont correctes, complètes et à jour.

Si le travailleur dispose d’un compte de connexion, il peut accéder à ces données.

Pour les données encodées par le travailleur, CPE HN agit en tant que responsable de traitement. Le travailleur doit obligatoirement disposer d’un compte de connexion et avoir accepté les Conditions Générales d’Utilisation. Cette acception matérialise la base de licéité retenue par CPE HN, à savoir l’exécution d’un contrat.

Si l’employeur actuel ou un des employeurs précédents dispose d’un compte de connexion, il peut accéder à ces données. S’il traite lui-même ces données, il lui incombe de s’assurer de la conformité de ces traitements avec la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel.

Une entreprise qui utilise cvformation.be pour respecter ses obligations en matière de CV formation et de plan de formation annuel peut demander à CPE HN d’envoyer des informations sur des formations suivies par ses travailleurs vers le « Federal Learning Account ». Cet envoi d’informations est effectué par CPE HN mais sous la supervision et l’autorité de l’entreprise qui demande cet envoi. Là aussi, CPE HN agit donc en tant que sous-traitant.

8. Quels sont vos droits ?

Conformément à la règlementation relative à la protection des données à caractère personnel, vos droits sur le traitement de ces données sont fixés notamment au Chapitre III du RGPD.

De manière générale, vous disposez des droits suivants :

• Information - Vous disposez du droit de demander si des données vous concernant sont traitées et de recevoir des informations concernant le traitement de celles-ci ;
• Accès et rectification - Vous disposez du droit d’interroger CPE HN sur les données qu’il détient à votre sujet et de les faire mettre à jour si elles sont inexactes ou incomplètes ;
• Opposition - Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données réalisé par CPE HN sur base de son intérêt légitime sauf si CPE HN peut démontrer un intérêt supérieur ;
• Retirer votre consentement - Lorsque les données sont traitées suite à votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause les traitements passés et réalisés sur la base de votre consentement ;
• Effacement - Vous avez le droit de demander de supprimer définitivement vos données à caractère personnel (par exemple, lorsque CPE HN détient des données qui ne sont plus nécessaires pour le traitement et qu’il n’a pas encore effacées). Dans certains cas, cet effacement ne sera pas autorisé (par exemple, si la loi impose le respect d’un délai de conservation) ;
• Portabilité - Lorsque vous avez communiqué des données à caractère personnel pour la conclusion d’un contrat ou pour un traitement reposant sur le consentement, vous avez le droit de demander à recevoir ces données dans un format structuré couramment utilisé ou de demander de les transmettre à un tiers, à la condition que le traitement de ces données soit réalisé par des procédés automatisés ;
• Limitation du traitement - Dans certaines conditions, vous avez le droit de demander d’arrêter temporairement un traitement de vos données à caractère personnel ;
• Droit de ne pas être soumis à la prise de décision automatisée - Vous avez le droit de ne pas être soumis à une décision basée uniquement sur un procédé automatisé, dans le cas où la décision produit un effet juridique sur vous ou produit un effet significatif similaire. Dans ce cas, vous pouvez demander une intervention humaine et la possibilité de contester la décision. Ce droit ne peut être exercé dans certains cas (par exemple, si la décision est autorisée par la loi ou si elle est fondée sur votre consentement explicite).

CPE HN ne réalise pas de tels traitements.

Pour ce qui concerne les traitements des données effectués par CPE HN en tant que Responsable de traitement en application des Conditions Générales d’Utilisation, la base de licéité retenue étant l’exécution d’un contrat, tous les droits susmentionnés s’appliquent hormis le droit d’opposition et le droit de retirer son consentement.

9. Qui contacter pour plus d’informations ou pour faire valoir vos droits ?

Pour exercer l’un de vos droits décrits ci-dessus (veillez alors à fournir une preuve de votre identité), ou pour toute question relative au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez prendre contact avec le référent RGPD du responsable de traitement qui peut être soit un de vos anciens employeurs, soit CPE HN.

Pour prendre contact avec CPE HN :

Par voie postale :

CPE HN
A l’attention du Directeur
Rue Chapelle Beaussart, 80 bat. 15
6030 Charleroi

Par voie électronique : rgpd@cpehn.be

En tout état de cause, CPE HN analysera votre demande. Si votre demande concerne un traitement pour lequel CPE HN intervient en tant que sous-traitant, CPE HN vous invitera à vous tourner vers le responsable de traitement pour le compte duquel CPE HN agit.

Pour plus d’informations sur la protection des données à caractère personnel, vous pouvez consulter le site Internet de l’Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be).

Enfin, si vous considérez que le traitement de vos données à caractère personnel enfreint la règlementation, et sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données :

Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelles

Tél. : +32(0)2 274 48 00 • Fax : +32(0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be